外国人採用から在留資格申請・管理の流れ

Work Visa は外国人の採用から在留資格の申請、管理までを一元管理できるシステム
外国籍社員の各フェーズごとにWork Visa でできることをご紹介します。

採用フェーズ   >   Work Visa の活用

1.採用計画

外国人の採用を検討する際には、以下の質問に明確に答えられるかどうかを一つの基準に検討しましょう。

    • なぜ採用するのか
    • どのように活躍してもらうのか

明確になれば、仕事内容の確認、雇用条件の確認、採用時期、配属先や育成計画を想定しましょう。

2.採用ルートと手法

次に、どこから、どのように採用するのか、採用ルートと手法を検討しましょう。
新卒・中途 × 国内・海外の組み合わせそれぞれに、多様な採用手段が考えられます。それぞれのメリットデメリットを検証してみましょう。

Work Visa では…

採用前に在留資格取得可能性を診断

採用予定の外国人は、どの種類の在留資格が取得できるのか、募集する職種や仕事内容をご入力いただくことで自動診断します。
 
これにより
    • 採用ターゲットがより明確になります
    • 在留資格の不許可により入社できないリスクを防ぎます

雇用フェーズ   >   Work Visa の活用

3.在留資格申請準備(就労ビザ)

外国人の採用ルートにより、申請の種類や必要な書類等が異なります。

国内新卒採用の場合:在留資格変更許可申請で就労可能な在留資格へ(「留学」から就労可能な在留資格への変更など)

国内中途採用の場合:就労資格証明書交付申請(現在保有する在留資格が、採用後の仕事内容に合致していることを確認するための書類)、又は在留期間更新許可申請により在留期限を延長

海外採用で日本国内で就労する場合:新規で在留資格認定証明書交付申請へ(新卒・中途採用のいずれの場合も)

4.申請書類の作成~申請

出入国在留管理庁に相談しながら自社で作成、または行政書士に依頼をして書類作成。その後、出入国在留管理局に申請。

この時の書類に不備があると不許可となり、再申請が必要となります。また、厳密に事実と異なる内容が認められると再申請しても不許可となるケースも。

 

5.外国籍社員本人による手続き

在留資格申請後に提出した元に出入国在留管理局より、在留資格認定証明書(CoE)が届きます。CoEが届いたら国内に居住する外国人の場合は居住地を管轄する出入国在留管理局へ、海外に居住する外国人の場合には現地の日本大使館へ在留資格認定証明書(CoE)を持参します。

Work Visa では…

在留資格申請時や変更時の申請書類を簡単作成

海外から呼び寄せる「在留資格認定証明書交付申請」、在留資格を変更する「在留資格変更許可申請」、就労可能な在留資格を保有する外国人を採用する場合の「就労資格証明書交付申請」、更新時の「在留期間更新許可申請」に対応。
 
入力フォームの必要事項を記入していくだけで簡単に申請書類を作成できます。各項目ごとにどのような内容を記載すべきか入力ガイドが表示されますので、より適切な申請書類作成に役立ちます。
 
また、全国の行政書士を検索し、書類作成のアドバイスをもらったり、オプションで申請取次のフルサポートを依頼することも可能です。
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労務管理フェーズ   >   Work Visa の活用

6.入社時の手続き

前提として、外国人雇用において日本人と異なる待遇を設定することはできません。日本人と同様に社会保険に加入します。また、ハローワークへの届出が義務付けられています。

また、人事としては就業規則の確認や、福利厚生の説明などをわかりやすく説明しておくことが重要となります。

海外から直接採用した際には、住居の手配や生活インフラの開設、通信の開設、銀行口座の開設、住民票の取得など、生活面での支援も必要となります。

 

7.在留資格の更新手続き

在留資格には期限があります。就労が可能な在留資格には更新が可能なものと、できないものがあります。更新手続きは本人が出入国在留管理局で行いますが、確実に更新が行われるよう企業が管理する必要があります。

もし期限が過ぎてしまうと、不法就労助長の罪に問われる労務管理リスクとなります。また雇用する外国人はオーバーステイとなり、違法滞在となります。

企業のリスク管理の中できちんと在留資格の期限を把握するようにしましょう。

8.退職時の手続き

外国籍社員が退職する場合、基本的には日本人社員の退職と同様に、源泉徴収票の交付、雇用保険離職票の交付、健康保険証の返却などの手続きを行います。

上記に加え、退職証明書の発行(本人が出入国在留管理局に提出する場合がある)、ハローワークへは雇用保険被保険者資格喪失届を提出します。

また、外国籍社員本人が退職後14日以内に出入国在留管理局に「契約機関に関する届出(契約の終了)」を提出することが義務づけられています。知らない外国籍社員がほとんどですから、人事からアドバイスをするようにしましょう。

また、外国人が雇用保険に加入していた期間が、原則12月以上あれば、失業保険を受け取ることが可能です。その手続きは日本人と同様で、ハローワークで行います。

 退職後、本国に帰国される場合、積み立てた年金の脱退一時金請求が可能です。帰国後2年以内であれば脱退一時金を後から請求することもできます。

Work Visa では…

採用前に在留資格取得可能性を診断

外国籍社員の在留資格の期限前にシステム上でお知らせ。3か月前にお知らせされますので、企業として適切な外国籍社員の在留資格管理が可能になります。

もちろん更新に必要な申請書類を作成することも、行政書士に相談や依頼することも可能です。

外国籍社員が増加してくると、より適切な在留資格の管理が重要となってきます。本人任せにするのではなく、きちんと人事が管理することをお勧めします。

また、更新手続き前であっても、外国籍社員から在留資格等にかかわる相談をされる際、顧問のように全国の行政書士に相談することが可能となります。

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Work Visa は、外国人の採用を検討したい企業がどの在留資格の外国人を採用すべきかわかり、経験豊富な行政書士に相談ができ、在留資格の申請・管理までできるシステムです。

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