プライバシーポリシー
Work Visaを利用するお客様は、利用申し込みと同時に、個人情報取扱に関して、以下の内容に同意したことになります。「お客様」とはサービス利用者としてWork Visaに登録がなされた個人または法人を意味します。
第1条 【定義】
本規約における用語を次の通りに定義します。
お客様は下記情報を正当な手段で入手し、また予め本人の同意を得た上でWork Visaの機能を用いてシステムに登録する、または当社に開示するものとします。
・企業情報
お客様がWork Visaの機能を用いてシステムに登録する、または当社に開示する企業情報(法人名、住所、担当者、メールアドレス、担当者電話番号、賃借対照表、損益計算書、履歴事項全部証明書、雇用理由書、その他公開された情報)で、当該お客様を特定しうる情報を含んでいるものをいいます。また当該お客様を特定する情報には、単独では当該お客様を特定できなくても、将来収集する情報または既に収集した情報と組み合わせることにより、当該お客様を特定できる情報を含むものとします。
・個人情報
お客様がWork Visaの機能を用いてシステムに登録する、または当社に開示する外国籍社員または雇用予定者の個人情報(氏名、住所、職業、メールアドレス、学歴、その他公開された情報)で、特定の個人に関する情報で、その中に当該個人を特定しうる情報を含んでいるものをいいます。また当該個人を特定する情報には、単独では当該個人を特定できなくても、将来収集する情報または既に収集した情報と組み合わせることにより、当該個人を特定できる情報を含むものとします。
第2条 【個人情報の適正な取得・管理・保有・破棄】
1. 個人情報を取得する場合は利用目的を明らかにし、利用目的の達成に必要な範囲を越えて利用しません。また、取得した個人情報は、法令に特に定める場合を除き、あらかじめ同意を得ることなく第三者に提供しません。
2. 当社は、個人情報の紛失、不正なアクセス、破壊、改廃及び漏洩を予防するために合理的な安全対策を実施するものとします。また当社は、個人情報の取り扱いの全部または一部を委託する場合には、委託先において個人情報が安全に管理されるよう、必要且つ適切な監督を行います。
3. 当社は、業務が終了した場合またはお客様から指示があった場合には、お客様が当社に開示、送付した個人情報を再生不可能な形で消去します。
第3条 【管理責任】
当社は、個人情報の管理責任者を定め、その下で本規約の内容の周知徹底、実行のために必要な社内規則の整備及び社員教育を実施します。
第4条 【利用目的】
当社は、企業情報及び個人情報を以下の目的で利用いたします。
企業情報及び個人情報へのアクセスが可能となる当社はお客様の信頼を保持すべく、本規約及び関係諸法令に従い、企業情報及び個人情報を取り扱うものとします。
1. Work Visaの提供のため
2. Work Visaに関するご案内、お問い合わせ等への対応のため
3. Work Visaにおいて「行政書士相談」に必要な情報を行政書士に提供するため
4. Work Visaにおいて、在留資格申請書類の作成に必要な情報を行政書士に提供するため
5. Work Visaの「雇用可能診断」サービスを利用するため
6. Work Visaに関する当社の規約、プライバシーポリシー等(以下、「規約等」という)に違反する行為に対する対応のため
7. Work Visaに関する規約等の変更を通知するため
8. Work Visaのサービスの改善、新サービスの開発等に役立てるため
9. Work Visaに関連して、個人を識別できない形式に加工した統計データを作成するため
10. その他、上記利用目的に付随する目的のため
第5条 【利用目的の変更】
当社は、企業情報及び個人情報の利用目的を関連性を有すると合理的に認められる範囲内において変更することがあり、変更した場合には企業情報及び個人情報の主体であるお客様に通知いたします。
第6条 【利用の制限】
当社は、知り得た個人情報を機密情報として厳密に取り扱います。また個人情報保護法その他の法令により許容される場合を除き、お客様の事前の書面による承諾なくして、第三者に開示または漏洩せず、また利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱いません。但し、次の場合はこの限りではありません。
1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
4. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき
第7条 【第三者への個人情報の提供】
1. 当社は、第6条各項のいずれかに該当する場合を除くほか、予め本人の同意を得ないで、個人情報を第三者に提供しません。但し、次に掲げる場合は、上記に定める第三者への提供には該当しません。
1. 当社が利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取り扱いの全部または一部を委託することに伴って個人情報を提供する場合
2. 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合
3. 第9条の定めに従って共同利用する場合
2. 当社は、第7条1項の定めに関わらず、第6条各項のいずれかに該当する場合を除くほか、外国(個人情報保護法第24条に基づき個人情報保護委員会規則で指定される国を除く)にある第三者(個人情報保護法第24条に基づき個人情報保護委員会規則で指定される基準に適合する体制を整備している者を除く)に個人情報を提供する場合には、予め外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得るものとします。
3. 当社は、個人情報を第三者に提供したときは、個人情報保護法第25条に従い、記録の作成及び保存を行います。
4. 当社は、第三者から個人情報の提供を受ける場合には、個人情報保護法第26条に従い、必要な確認を行い、当該確認にかかる記録の作成及び保存を行うものとします。
第8条 【第三者への委託】
当社は、業務の全部または一部の履行を第三者に委託する場合には、本契約上の当社の業務と同一の業務をかかる第三者に負担させ、また当該第三者がこれらの義務を順守することを保証するものとします。
第9条 【共同利用】
当社は、以下の通り個人情報を共同利用し、共同利用される個人情報を下記に定める利用者に提供いたします。
1. 利用される個人情報の項目
在留資格申請書類の作成に必要な情報(連絡先情報(日本・母国)、パスポート記載情報、在留カード記載情報、入国目的、在日親族及び同居者情報、婚約情報、入国情報、勤務先情報、最終学歴、専攻・専門分野、資格情報、職歴情報、企業情報、その他在留資格申請に必要と判断され本人から公開された情報)
2. 利用する者の範囲
Work Visaに登録且つ「申請取次」を依頼された各行政書士
3. 利用目的
Work Visaにおける「申請取次」サービス
4. 上記個人情報の管理について責任を有する者
5. Work Visaに登録且つ「申請取次」を依頼された各行政書士
第10条 【匿名加工情報の取り扱い】
1. 当社は、匿名加工情報 (個人情報保護法第2条第9項に定めるものを意味し、同法第2条第10項に定める匿名加工情報データベース等を構成するものに限ります。以下同じ。) を作成するときは、個人情報保護委員会規則で定める基準に従い、個人情報を加工するものとします。
2. 当社は、匿名加工情報を作成したときは、個人情報保護委員会規則で定める基準に従い、安全管理のための措置を講じます。
3. 当社は、匿名加工情報を作成したときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目を公表します。
4. 当社は、匿名加工情報 (当社が作成したもの及び第三者から提供を受けたものを含みます。以下別段の定めがない限り同様とします。) を第三者に提供するときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、第三者に提供される匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目及びその提供の方法について公表するとともに、当該第三者に対して、当該提供に係る情報が匿名加工情報である旨を明示します。
5. 当社は、匿名加工情報を取り扱うに当たっては、匿名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、(1)匿名加工情報を他の情報と照合すること、及び(2)当該個人情報から削除された記述等若しくは個人識別符号又は個人情報保護法第36条第1項の規定により行われた加工の方法に関する情報を取得すること ((2)は第三者から提供を受けた当該匿名加工情報についてのみ) を行わないものとします。
6. 当社は、匿名加工情報の安全管理のために必要かつ適切な措置、匿名加工情報の作成その他の取扱いに関する苦情の処理その他の匿名加工情報の適正な取扱いを確保するために 必要な措置を自ら講じ、かつ、当該措置の内容を公表するよう努めるものとします。
第11条 【有効期間】
本規約は、第2条【個人情報の適正な取得・管理・保有・破棄】第3項に基づき、全ての個人情報を破棄するまで有効に存続します。
第12条 【強制終了】
当社は、お客様が本規約に従わない場合には、その裁量により、お客様のパスワードやアカウントを無効にしたり、本サービスの使用を終了させ、本サービス内のデータの削除及び廃棄をすることができます。
第13条 【規約の変更】
当社は、必要に応じて、本規約の条項をいつでも変更することができます。本規約の変更の場合は、発効日を明示した上変更後の規約をWork Visa上に提示することによりお知らせいたします。お客様は定期的に本規約の変更をチェックする責任を負うものとします。お客様が、規約変更の発効日以降、Work Visaを継続してご使用いただいた場合には、変更に同意したものとみなされます。
変更履歴
✓ 2019年8月26日：制定
✓ 2020年9月1日：改定